La méthodologie (ou conduite) de projet est un terme qui peut faire peur. Pourtant connaitre les différentes étapes d'un projet va permettre un gain de temps mais également une plus grande efficience.
Vous trouverez donc ci-dessous des outils pour mener à bien vos projets. Tous ne sont pas obligatoires, à vous de piocher ceux qui vous semblent les plus pertinents selon votre projet.
Qu’est‐ce qu’un projet ?
Un projet est un ensemble d’actions mises en œuvre pour atteindre un but précis et/ou pour répondre à un besoin spécifique.
Il se caractérise par :‐ un objectif précis dans le cadre d’une mission clairement définie ;
‐ une limite dans le temps : il y a un début et une fin ;
‐ une singularité : il ne s’agit pas d’un modèle à reproduire plusieurs fois en tant que tel ;
‐ une structure non permanente : le projet fait intervenir des personnes de structures différentes (services, départements, organisations) mais devant œuvrer temporairement à l’atteinte d’un même objectif.
Un projet doit être construit progressivement, par étapes. Nous distinguerons classiquement quatre phases successives.
Les 4 grandes phases d’un projet
- La phase de cadrage : il s'agit de la partie qui prend en charge l'analyse de la pertinence du projet par rapport à la stratégie du service, la constitution et la planification. C'est la phase préliminaire du processus avec la prise en compte de la demande et sa faisabilité.
- La planification : c'est l'étape de formulation et de conception des taches à venir (l'équipe, planning, planning des ressources...).
- L’exécution : c'est la phase principale qui consiste à la réalisation de ce qui a été planifié précédemment, les réunions avec les acteurs, les validations nécessaires dans le cycle de projet, la communication, la conduite du changement....
- La clôture : c'est la phase terminale en gestion de projet. Elle se finira par la réalisation du bilan avec pour objectif de cumuler les expériences acquises.
Chacune de ces grandes phases peuvent à leur tour être découpées en étapes et en opérations avec plus ou moins de détails, selon les nécessités du projet et du pilotage.
Phase 1 : Le cadrage
Au début de cette étape, sont définis les besoins. Pour cela, il est nécessaire de faire un état des lieux de l’existant. En découleront des objectifs et les principaux résultats attendus du projet. C’est à ce moment-là que l’on identifie si le projet est réalisable ou non.
Pour vous aider dans cette première phase il existe des outils :
- l’analyse de l’existant (ou SWOT) :
Elle permet d’établir les forces, les faiblesses et les actions à mettre en place en évaluant différents éléments : l’environnement, les moyens techniques, financiers, la logistique, l’organisation, les compétences,…
- Le modèle de Lasswell : le CQQCOQP
Cette méthode d’organisation de la pensée permet un questionnement construit et exhaustif sur le thème à traiter.
- Définir des objectifs : la méthode SMART
A noter : Certains projets peuvent être fondés sur la concertation et la participation citoyenne. Quel que soit le degré de participation des habitants, cette démarche collective nécessite une volonté et une validation des élus ainsi qu’un temps plus long notamment dans la phase d’élaboration du projet.
Phases 2 : la planification
Une fois 
que le projet défini, on entre dans la phase de planification.
Cette phase du cycle de vie de la gestion de projet consiste à décomposer le projet en plus petites tâches, à constituer l’équipe projet et à planifier la réalisation des missions.
Pour cela vous pouvez établir un tableau de bord. Il a plusieurs utilités :
- il donne une vision synthétique de l'avancement du projet.
- c’est outil d'aide à la décision du chef de projet : il doit permettre d'identifier les dérives, les difficultés, les réussites du projet et doit aider à décider des actions correctives à mettre en place ;
- c’est un outil de communication utilisé lors des différentes réunions : il appartient à l'équipe projet et permet d'entretenir l'implication de l'ensemble des membres pour atteindre les objectifs fixés.
Pour ordonnancer les tâches : le planning de pilotage.
C’est un planning regroupant les grandes phases de réalisation du projet : réunions de coordination, opérations de suivi et de contrôle, tâches administratives, opérations du plan de communication…
Pour cela, vous devez :
- Identifier les phases et les opérations (tableau des tâches)
- Allouer un temps (une durée) pour chaque tâche en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes techniques
- Planifier les tâches en fonction du planning général du projet (début, fin, rétroplanning)
Pour aller plus loin : Vous pouvez utiliser des diagrammes, type GANTT par exemple, qui permettent au chef de projet d’avoir une vision globale.
Phase 3 : l’exécution
L’exécution du projet regroupe l’ensemble des aspects permettant de mener à bien les tâches associées à l’objectif et d’assurer sa réussite. Elle est menée par le chef projet et le comité de pilotage (ou équipe projet). Ce dernier est constitué d’un groupe de personnes qui se réunissent périodiquement au cours du projet pour contrôler l’état d’avancement et prendre les décisions nécessaires.
Lors de cette phase il est nécessaire de :- préparer les réunions (réunion de lancement, réunion de suivi, réunion d’évaluation…)
- vérifier la réalisation des tâches
- gérer le budget (si besoin)
- contrôler le respect des délais
- communiquer avec les multiples parties prenantes (prestataires, partenaires,…)
- modifier si nécessaire le tableau de bord ou planning prévisionnel selon les aléas rencontrés.
Phase 4 : l’évaluation
à chaque projet, efficace (les objectifs sont‐ils atteints ?) et efficient (quelle évaluation pour les petits et grands projets ? Comment ajuster l’évaluation à la dimension du projet ?).
L’évaluation consiste à comparer les écarts entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé et à les analyser. Il est fait une différence entre le bilan et l’évaluation.
* Le bilan décrit objectivement ce qui s’est passé. C’est factuel, chiffré… Les résultats présentés sont quantifiables, précis…
* L’évaluation est une analyse des éléments de bilan. C’est un jugement de valeur, une représentation sociale. L’évaluation permet la décision. L’évaluation intègre aussi la prise en compte des effets non voulus du projet en prenant en compte les enseignements appris pour des projets similaires à l’avenir.
L’évaluation sera rédigée dans un rapport de fin de projet et présentée lors d’une réunion d’évaluation qui permettra également de remercier les membres de l’équipe.
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